Mientras escribo este nuevo articulo, veo en las noticias que Mattel acaba de anunciar una nueva falla en la pintura utilizada en la manufacturación de sus juguetes en China que son exportados en cantidad masiva, principalmente a los EEUU. Boeing acaba de anunciar una prórroga en el testeo de su 787 mayoritariamente por retrasos de proveedores claves en la entrega de partes  elementales. Siendo un profesional de operaciones y supply chain, es siempre agradable ver noticias sobre el tema en importantes medios de prensa, pero es un alto llamado de atención cuando los medios anuncian circunstancias como las mencionadas no solo por que compañías pueden dejar de existir, sino también por que la vida de muchas personas pueden verse en peligro. El valor de un supply chain para una corporación es óptimo. Los profesionales de esta área se inclinan a lo táctico, lo cual incluye en su totalidad el despachar ordenes día a día, pero muchos ignoran o no prestan mayor atención que tan estratégico es el supply chain. Si Mattel continúa con errores en la manufacturación, o si Boeing sigue empujando las fechas de entrega a tiempo a sus clientes, estas fallas van a afectar la reputación de las compañías tanto como la finalidad de cada proyecto.

 
Es por esto que el supply chain debe ser examinado una y otra vez. Preguntas como: ¿Cuan grande es? ¿Cuan compleja? ¿Cuan clave es en el desarrollo de nueva tecnología para la compañía? ¿Cuan dependiente sos de uno o más proveedores? El gran dilema es que lo mas global y compleja, lo mas vulnerable el supply chain es a problemas y desastres. Los expertos deberían estudiar donde son venerables desde una perspectiva de calidad ¿Cómo testear, inspeccionar y supervisar a tus proveedores? Mattel tiene un buen sistema para sus inspecciones: los empleados descubren el problema de raíz, pero el único problema es que lo hacen durante una auditoria o después del proceso de inspección. Mattel mantiene relaciones con sus proveedores por décadas, y es por eso que les dio el “visto bueno” para que realicen sus propias inspecciones. Este es un procedimiento estándar en la industria de hoy en un ambiente Just-In-Time. De todas maneras, solo por que proveedores hicieron un buen trabajo en el pasado, no quiere decir que lo vana continuar haciendo indefinidamente. Los accidentes pasan y la gerencia cambia todo el tiempo ¿estas dispuesto a arriesgar tu reputación en el mercado?

 
Inspeccionando, monitoreando y realizando auditorias toma tiempo y es costoso especialmente si tu supply chain es compleja y global. Por eso es que es importante pensar deliberadamente en como hacerlo. Algunas preguntas para hacerse son: ¿Cuánto queres depender de tus proveedores? ¿Cuánto del diseño y la tecnología de tu producto viene de tus proveedores? ¿Qué pasaría si uno de estos proveedores claves comienza su propia línea de negocio? ¿Qué pasaría si lideres de desean vender a la competición? ¿Qué pasaría si la compañía deja de existir?

 
Estos problemas no pueden ser arreglados sumando personal o contratando consultores. Algunos líderes de compañías elijen gastar largas cantidades de dinero en el desarrollo de sus propias capacidades o comprar o invertir en un proveedor. Yo recomiendo usar una perspectiva diferente cuando miras a tu supply chain. Considera que el supply chain es más que una serie de pasos para obtener tu producto a un costo que siempre se reduce. La reducción de costos por si solo no van a mantener a tu compañía a flote. La llave al éxito para sobrevivir en el mercado de hoy, es tener un constante fluir de nuevos, innovadores productos de gran valor que tus clientes quieran comprar.

 
Supply chains requieren proveedores que ayuden a desarrollar nuevos productos rápidamente. Los proveedores deben trabajar bien con ingenieros y profesionales de marketing y deben reaccionar bien a nuevos diseños y especificaciones, queriendo decir que ellos participan activamente del diseño y no esperan por direcciones desde tu equipo.

 
Con las noticias que se leen sobre supply chain, este es un buen momento para pensar nuevamente en lo que estas haciendo. No hay respuestas fáciles, pero las preguntas correctas pueden llevar a acciones de importante valor que nos hagan llegar al éxito.
 

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Como Hacerlo Profesional y Respetuosamente

La búsqueda de recursos y propuestas son elementos claves en muchas organizaciones. El objetivo general de este proceso debería ser el de obtener las respuestas mas adecuadas y cualitativas por parte de los proveedores más calificados. Este proceso debe hacer sentir a estos proveedores que fueron tratados de manera profesional y respetuosa, para que se sientan interesados en brindar nuevas propuestas en el futuro con respuestas que aumenten la calidad de la búsqueda.

Es necesario que la organización en búsqueda de propuestas se eduque y haga una pre-evaluación de los proveedores antes de salir a la pesca. Esta evaluación previa debe estar repleta de información y cuestionarios para poder determinar si un proveedor encaja con lo que la organización busca. La intención en este paso es de reducir el número de posibles proveedores que obtendrán el requisito de propuesta. El número ideal de proveedores que necesitarían calificar para recibir el requisito de propuesta es seis.

Lo mayor recomendación es de brindar suficiente transparencia. Los proveedores deben tener una idea de lo que uno busca para poder racionalizar el proceso, la magnitud y el criterio selectivo. Los proveedores deben entender claramente el proceso incluyendo los tiempos, pasos, contactos y funcionamientos. No se debe revelar nunca la manera que se gestionan los resultados, pero es necesario describir a los proveedores que es importante, para que retornen respuestas de mayor calidad.

Se debe dar un sentido de magnitud. Aunque esto no incluye especificaciones sobre el presupuesto, se debe compartir las dimensiones del proyecto. Esto es justo y una vez más, resultará en respuestas más personalizadas. Sobre todo, esta parte del proceso hará sentir al proveedor respetado.

El requisito de propuesta debe ser conciso y objetivo y deben requerir las mismas respuestas por parte de los proveedores. Es ideal describir el formato y otros aspectos de la propuesta como su tamaño, para dirigir a los proveedores a responder de manera mas enfocada,  personalizada y digerible.

Luego, es necesario separar cuestiones legales y administrativas de las cuestiones empresariales. Advirtiendo este punto reducirá las respuestas al verdadero enfoque requerido en el requisito. De no hacerlo así, los resultados traerán respuestas innecesarias y complejas que serán confusas y dificultosas para procesar.

Recuerde ser flexible en las interacciones con los proveedores, pero no deje formar una preferencia antes de llegar a una conclusión objetiva. La toma de decisiones debe permitir a proveedores un tiempo adecuado para llegar a sus respuestas. No deberían existir razones por las cuales el proceso debe ser apurado, particularmente con compras que son rutinarias o son para nuevas cotizaciones.

Inclusive cuando la compra se trata de los “tan llamados” productos o servicios commodities, los proveedores deben ser tratados justamente y con respeto. El mundo se ha hecho chico gracias a los avances que trae la tecnología de Internet, y es muy probable que se interactúe nuevamente en el futuro con proveedores que no sean seleccionados en este proceso. También, podrías encontrarte con estos proveedores más rápido de lo pensado en caso que el proveedor seleccionado no cumpla con las promesas que dio en su propuesta.

Por ultimo, es necesario brindar comentarios. Los proveedores invierten mucho dinero y tiempo para responder a estos procesos de propuestas y los comentarios son fáciles de proveer. Anuncien quien gano la propuesta ya que los no seleccionados lo descubrirán tarde o temprano. También es muy importante decirles por que no fueron elegidos. Al hacer esto, se esta ayudando a los proveedores a mejorar, lo cual es una clave fundamental de cualquier departamento de compras que, por último, ayudará a crear mejores relaciones de largo plazo con proveedores claves.

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¿Son las Actualizaciones al Segundo Necesarias para tu Compañía?

¿Que es “Real-Time” (Tiempo Real) después de todo? Como con muchas cosas, la respuesta depende de punto de vista del observador. Para un contador, Real-Time podría ser el mismo día, o el próximo, o más tarde. Para un supervisor de producción, Real-Time podría ser hasta una hora desde el momento que el evento ocurre. En una planta que utiliza “Lean” (ver http://www.eldia.com.ar/blog/pt/blog/default.aspx?id=41&t=Mejoramiento-Continuo-Segunda-Parte-L) dirigida por demanda, el mismo supervisor de producción podría definirla como el tener la información dentro del minuto del evento. En los controles automáticos mundiales milisegundos cuentan; en programación, microsegundos pueden marcar la diferencia.

Para obtener data de manera más rápida y correcta, las compañías gastan millones en la recolección de data- desde códigos de barra y maquinarias con interfaces hasta Identificación de Radio Frecuencia (más conocidos como RFID) y Sistemas de Posicionamientos Globales (conocidos como GPS). En el mundo de negocios y manufacturación depende enormemente que la información masiva fluya de manera rápida y correcta para reportar que esta ocurriendo en la planta y el supply chain. Pero, ¿es verdaderamente necesario? ¿Están estas compañías mal usando estos beneficios de información en Real-Time?

La respuesta corta es si. Muchas compañías líderes están ganando visibilidad y control a través de recolección de data, lo cual les esta salvando dinero y haciéndoles posibles estar adelante de la competencia. Desde ya que no todos los proyectos de recolección de data son exitosos, y algunos no tienen ni oportunidad de generar un retorno a las inversiones inclusive si son exitosamente implementados. Para poder ser justificado, un sistema de recolección de data debe servir un propósito real necesario y ser propiamente instalado e implementado y la compañía debe hacer uso útil de la información recolectada. No tiene ningún sentido instalar un sistema de recolección de data que cueste millones si la visibilidad añadida no ayuda a los usuarios a manejar el negocio de la mejor manera. Si los reportes manuales son adecuados para el planeamiento de los requerimientos de materiales y creación de itinerarios, si no hay dificultad en las actualizaciones diarias de los inventarios, o si no hay una necesidad real de rastrear actividades hora a hora o minuto a minuto, entonces el beneficio principal de la recolección de data automatizada es una reducción en las tareas administrativas. Mientras esto sea suficiente para justificar la expensa, beneficios mayores resultan de un proyecto automatizado de data que sirve una necesidad verdadera en las operaciones del negocio.

La recolección automatizada de data no es una aplicación funcional por si misma, sino que alimenta otras aplicaciones. Es por eso que la implementación debe ser coordinada con las necesidades de la aplicación destinataria, las interfaces deben ser modificadas para asegurar el buen flujo de la data desde el nuevo sistema a las otras aplicaciones. La recolección de data es un sistema que pasa por más empleados que casi cualquier otro sistema y es por eso que entrenamiento debe ser una prioridad, lo mismo que el soporte.

Es casi obvio mencionarlo, pero la información debe ser utilizada para que pueda ser beneficial. Data debe y puede contribuir a la visibilidad y el control. Esto requiere que los usuarios de las aplicaciones vean la información nueva tan pronto este disponible para poder tomar acción sobre la misma. Desde ya que hay ciertos beneficios en al reducir tareas administrativas y al tener data mas rápido y correcta, pero el verdadero pago se vera en la visibilidad y control. Los trabajadores tienen que poseer la habilidad de poder reaccionar y actuar sobre la información que se les presenta.

Lo que para una persona significa Real-Time, podría ser eterno para otra. Un retraso de unas horas o inclusive días podría ser insignificante para algunas aplicaciones, mientras que unos cuantos segundos podría ser desastroso para otras. Todo depende de la habilidad del usuario y de las aplicaciones para aceptar y procesar la información. Por ultimo, esta debe tomar acción automáticamente o alertar al usuario del cambio en la situación.

Como vengo comentando en mis artículos anteriores, una parte muy importante en las que líderes de industrias como General Electric, Boeing y Microsoft, toman gran pasión y dedican miles de millones de dólares en investigación y desarrollo es en el mejoramiento continuo del supply chain. Las grandes corporaciones desarrollan nuevas maneras de cómo llevar a cabo todos sus procesos de forma más sencilla y eficaz. En la primera parte de mi articulo de mejoramiento continuo, hable sobre “Seis Sigmas” (http://www.eldia.com.ar/notas_especiales/mejoramiento.htm). Otra de las herramientas que existen para fortalecer y mejorar el supply chain es conocida como “Lean”, palabra en Ingles que se traduce con relación a “Inclinación”.

 La iniciativas del mejoramiento de Lean se enfocan en la reducción o eliminación de “desperdicios” en todas las áreas. Aunque es más conocido como Lean Manufacturing (Inclinación Productiva), por sus enfoques mayoritariamente en producción, Lean tiene aplicaciones para todas las áreas del supply chain – desde la eliminación en el diseño de productos para el supply chain (vea http://www.eldia.com.ar/notas_especiales/supply.htm), hasta el alineación de proveedores con respecto a las entregas de materiales para los itinerarios de producción.

“Desperdicios” en el mundo de Lean, es todo lo que no suma valor en los ojos del cliente. Desperdicio se refiere a materiales, equipos, procesos, plantas, características, y personal que no son necesarios y que pueden ser eliminados sin reducir el valor entregado al cliente.
 

Los objetivos de Lean son:
 

-         Eliminación de todo inventario a través de Just-In-Time (JIT) (Justo a Tiempo)

-          Desarrollar sistemas que permitan a los empleados a producir resultados perfectos

-         Reducir distancias que empleados y materiales tienen que viajar para evadir desperdicios de tiempos y pasos

-         Encontrar proveedores cuyos métodos sincronizaran con los requerimientos de Lean y desarrollar relaciones de largo plazo (desarrollar relaciones con socios en el supply chain es un principio clave en lugar de salir en búsqueda del mejor postor)

-         Educar proveedores para que entiendan y estén dispuestos a jugar un rol crítico para crear valor al cliente a través de procesos

-         Eliminación de todos los procesos que sumen costos y que no sumen valor al cliente incluyendo manejo de materiales, inspecciones (productos perfectos no requieren inspecciones), inventario y re-acondicionamientos de productos.

-         Desarrollar la fuerza trabajadora mejorando el diseño del trabajo, oportunidades de entrenamiento, tareas mas desafiantes, mas responsabilidades y participación en todos los niveles, y mayor trabajo en equipo

-         Reducir el trabajo y por esto incrementar la flexibilidad del trabajador

 
Cuando el reloj del Lean esta sincronizado a un ritmo perfecto, su producción esta exactamente alineada con la demanda del cliente. Esto reduce inventarios al mínimo, exceptuando los que están en procesos de producción y en transito.
 
Dos técnicas son comúnmente aplicadas en la calidad de Lean:
 

-         Mapa de la Corriente de Valor: Esto es una herramienta tan simple como un lápiz y papel que ayuda a ver y entender el flujo de materiales e información cuando el producto o servicio pasa por la corriente de valores. Una manera básica de comenzar con esta técnica es de diagramar un mapa con los procesos y luego cubrirlo con un mapa del flujo de información de soporte. Esta técnica no requiere tecnología avanzada.

-         Evento de “Kaizen”: Generalmente, este evento reúne a todas las partes envueltas en el proceso para diseñar una iniciativa de mejoramiento. Kaizen es una palabra Japonesa que simboliza el mejoramiento continuo. En general, el evento incluye entrenamiento, análisis y el propio diseño. El enfoque debe ser solo en dimensiones manejables y no en la totalidad del supply chain. Este evento se vio primeramente en firmas Japonesas como Toyota, pero también pueden ser utilizadas en talleres de producción simples y rudimentarios.

 
En un mercado competitivo, el éxito solo llega a aquellas firmas que buscan un mejoramiento continuo utilizando todas las estrategias apropiadas incluyendo Lean. Supply chain, mercados, demanda de clientes, y estrategias de mejoramiento están constantemente evolucionando y asegurando que los que hoy son los mejores en sus clases, puedan convertirse en los últimos de la fila mañana.
 

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